Problem w dużej mierze lęgnie się w naszych głowach i, co gorsza, lęgnąć zaczyna się bardzo wcześnie. Jako badacz, ale i trener, mam okazję do częstych rozmów z młodzieżą. Uczniowie liceum spytani przeze mnie o ile wydłużyliby swoje doby, potrafią nieźle zaszaleć: nawet o kolejne 24 godziny! Gdy mimo wszystko proszę o doprecyzowanie, z reguły okazuje się, że brak im ok. 4-5 godzin, by wszystko odpowiednio "pozapinać".
Wielu z nich sądzi, że ich doba w porównaniu z dobą rodziców, gdy tamci byli w ich wieku, bardzo się skurczyła: starzy mieli lepiej. Czy tak było istotnie? Nie do końca. Dwie-trzy dekady temu wiele rzeczy trzeba było załatwić osobiście, każde spotkanie oznaczało wyjście z domu, większość ludzi nie miała samochodów (a więc nie mogła nigdzie nikogo podwieźć), większość rzeczy należała sprawdzić osobiście, nie było internetu, a telefony dopiero zaczynały się upowszechniać. Na wszystko to trzeba było znaleźć czas. Czas trawiony był na szeroko pojętą ogólną logistykę. Dziś informacje odnajdywane są błyskawicznie, a dostawy na miejsce są prostsze i zdecydowanie bardziej powszechne.
Tak się składa, że owe 4-5 godzin, których młodzieży (ale przecież nie tylko młodzieży) rzekomo brakuje, jest lokowane zupełnie w innym miejscu - w internecie i mediach społecznościowych. Ilość obowiązków i skala problemów były dość podobne z wyjątkiem tego zasadniczego czynnika: ćwierć wieku temu liczba godzin przepędzanych w socjalach wynosiła okrągłe zero. Dziś w społecznościówki zanurzeni są wszyscy, włącznie z dorosłymi, tymczasem doba jak nie była, tak nadal nie jest z gumy. O ironio, młodzi doskonale zdają sobie sprawę, że ilość czasu nie zwiększy im się z biegiem lat. Wyzwania zawodowe margines ten zawężą jeszcze bardziej - to wnioski, jakie wyciągają z obserwacji rodziców. I mają rację: zarządzanie czasem to jeden z ważniejszych elementów zarządzania projektem, czyli tym czymś, wokół czego kręci się życie ogromnej liczby zarówno etatowców, jak i przedsiębiorców.
Co gorsza, pośpiech i mnogość zadań przyczyniają się nie tylko do poczucia, że brakuje nam priorytetów i kontroli nad życiem. Wpływają one bardzo negatywnie na społeczne relacje - redukują naszą skłonność do empatii. W jednym z klasycznych eksperymentów swoisty sprawdzian z empatii przechodzili młodzi klerycy. Niczego nieświadomi adepci wysłuchali w seminarium rozważań wokół przypowieści o miłosiernym Samarytaninie, po czym w zmyślny sposób sprawdzano ich skłonność do udzielania pomocy. W specjalnie zaaranżowanych sytuacjach musieli zdecydować czy pomóc osobie potrzebującej, gdy w pobliżu ktoś zasłabł, upadł etc. Zdecydowana większość kleryków (ponad 90%) postąpiła wzorowo. W drugiej części eksperymentu zdarzenie zaaranżowano jednak w taki sposób, by klerycy gdzieś się spieszyli (chwilę wcześniej np. odbierali telefon, że pilnie wzywa ich dziekan, ew. gdzieś są już spóźnieni). I tutaj wynik był porażająco słaby: odsetek chętnych do ratowania w potrzebie spadł... o ponad 90 procent. Śpiesząc się, najwyraźniej przestajemy myśleć o innych. Jednocześnie bardzo szybko znajdujemy uzasadnienie, by nie udzielić pomocy i skupić się na swoich zadaniach. W sytuacjach zawodowych owo odcinanie od potrzeb innych przebiega tym łatwiej, że pośpiesznie charakteryzując człowieka, o wiele łatwiej skupiamy się na jego cechach negatywnych, niż pozytywnych. Obraz staje się dużo bardziej jednoznaczny, czarno-biały.
Mówiąc wprost, ludzie mają z czasem ogromny problem. To, co wykańcza i projekty, i psychikę, to wrażenie nieustającego pośpiechu. Pośpiech sprawia, że chwieje się podstawa naszej psychicznej stabilizacji: poczucie kontroli. Względna kontrola nad życiem to ważny fundament dobrostanu. Poczucie jej braku, ciągła nieprzewidywalność, w dłuższej perspektywie prowadzi do wrażenia narastającej frustracji, agresji a ostatecznie do braku motywacji, wypalenia, bezradności.
Funkcjonowanie w pośpiechu wzbudza również słuszne skojarzenia z niekończącym się wyścigiem. Przegrana w wyścigu, niedowiezienie na czas w sposób jednoznaczny weryfikuje dziś pracownika. Spóźnienie się traktowane jest jako coś dużo gorszego: jest osobistą porażką, której trzeba stawić czoła, jest czymś, co nas definiuje. Takie myślenie aktywuje mechanizmy konkurencji, a nie współpracy. Empatia przestaje więc być naszym sprzymierzeńcem, a zamienia się w przeciwnika. Specjaliści analizujący zagadnienie kultury organizacyjnej wskazują tu na duże rozprzestrzenienie się idei indywidualizmu, które na dalszy plan spycha potrzeby i wartości zespołu pracowników.
Pośpiech i wynikający z niego brak poczucia bezpieczeństwa sprzyja także doszukiwaniu się w porażkach konkretnych winnych. Kozły ofiarne to "instytucje" bardzo prężnie funkcjonujące w organizacjach, w których brak czasu jest zjawiskiem notorycznym. Pośpieszne wskazywanie palcami przychodzi tam dużo łatwiej, podobnie jak chęć unikania odpowiedzialności. Co gorsza, brak czasu oraz erozja więzi to procesy, które same jeszcze bardziej się napędzają: pośpiech generuje większe zmęczenie (zarówno fizyczne, jak i psychiczne), dlatego też chętniej poświęcamy się spokojnej regeneracji, aniżeli czasochłonnemu pielęgnowaniu relacji. Po wyczerpującym dniu znacznie łatwiej przychodzi nam zanurzenie się np. w ulubionych serialach, niż zaangażowane spędzanie czasu z bliskimi (zresztą bliscy nierzadko są tak samo, albo i bardziej zmęczeni). Z kolei w godzinach pracy nasi współpracownicy zaczynają się bardziej kojarzyć raczej z problemami, niż z poczuciem wsparcia, budowania wzajemnego zaufania ("a ten, czego znowu chce?!").
Żyjemy w dość niespokojnej epoce, w której budowanie dobrych relacji to proces długi i żmudny (nierzadko również nazywany "pracą" - "praca nad rodziną", "praca nad związkiem" etc.). Niestety brak czasu i zmęczenie bardzo ten proces zaburza. Zbliżający się deadline sprzyja silnym emocjom i gwałtownym zachowaniom, obciąża racjonalne myślenie, ułatwia wyciąganie błędnych wniosków oraz bezkrytyczne, personalne osądy. Na gruncie domowym pojawia się natomiast myślenie, że najbliżsi mają nieskończoną cierpliwość i czas zarezerwowany dla nich jest dalszym priorytetem. Obiecujemy wtedy sobie, że jak tylko ten czy inny projekt dobrnie do końca - zrekompensujemy to naszym najbliższym, z którymi kontakt ostatnio jakby się poluzował (który to efekt mocno spotęgował się w czasie pandemii, gdy praca i dom zaczęły się mocno przenikać).
Tymczasem właściwe zarządzanie czasem nie polega na doszukiwaniu się jakichś brakujących minut, tym bardziej na tego braku winnych tego braku. Zarządzanie czasem zbyt często utożsamiane jest z fiksacją na drobiazgowym planowaniu i trzymaniu się kalendarza. To tylko wierzchołek góry lodowej. Czasem nie da się zarządzać. Zarządza się ludźmi. Lepsza organizacja czasem pojawia się, gdy zespół nauczony jest dużej samodzielności, gdy nie musi przychodzić z milionem pytań do szefa lub innych współpracowników. Brak czasu bierze się często z niechęci do podejmowania ryzyka, obaw przed stojącym zadaniem, braku jednoznacznych priorytetów, niezrozumienia celów, nieumiejętności do utożsamienia się z zadaniem: wówczas z problemem bardzo często idzie się do innych i kolejne minuty poświęcane są na "zjadacze czasu", rzeczy nieplanowane, jak np. nieustające konsultacje, sprawdzanie, szukanie właściwych dokumentów i precyzowanie i ogólne "ogarnianie się". Wrażenie braku czasu jest rezultatem pewnych postaw i stanu umysłu.
Zasada, która pozwala, z tym się uporać jest jednak dość prosta: ludzie potrafią być bardzo samodzielni i zorganizowani, nawet przy trudnych zadaniach i chętnie podejmują ryzyko, jeśli zaspokojona jest podstawowa potrzeba: poczucie bezpieczeństwa. Brak bezpieczeństwa stwarza chaos: zespoły, które mierzą się z problemem braku czasu to często zespoły, w których wszystkich "na wszelki wypadek" trzeba informować o wszystkim, a przed podejmowaniem decyzji należy upewnić się na wszystkich frontach. Nie buduje, to jednak faktycznego wsparcia a jedynie rozmywa odpowiedzialność i zmniejsza kontrolę. Świadomość wsparcia nie oznacza automatycznie, że stale po wsparcie przychodzimy. Co więcej, poczucie samodzielności i kontroli z biegiem czasu staje się dla wielu bardzo satysfakcjonujące. Dlatego krok w dobrą stronę to nie tyle doposażenie pracowników w organizery, a budowanie klimatu wspólnoty i współpracy. Wrażenie "prawdziwego" wsparcia deklarują ci, którzy wiedzą, że za podjęte działania nie zostaną skrytykowani, że mogą innym ufać, a inni ufają im, gdy mają pewność, że błędy nie będą okazją do przypuszczenia personalnego ataku, tylko wzajemnej nauki. Jeśli takiego poczucia brak - prawdopodobieństwo ogólnego "nieogarnięcia" dramatycznie wzrasta.
Pośpiech odbija się jednak nie tylko na nasze relacje, ale po prostu na nas samych. Nie wspominając o wyniszczających skutkach stresu, warto w tym kontekście przypomnieć również o prokrastynacji. Jest to zjawisko, które w ostatnim czasie mocno przybrało na sile, a które jest drugim obliczem pośpiechu. Przyczyny chorobliwego odkładania na potem biorą się często w chęci uniknięcia frustracji, z silnego stresu związanego z przeładowaniem zadaniami i, co się z tym wiąże, obawą, że wnet okaże się, że możemy sobie z czymś nie dać rady (zamiast więc zabrać się za zadanie, wolimy odwlekać moment przykrej weryfikacji). Z tego właśnie powodu zdaniem psychologów prokrastynacja idzie nierzadko w parze z perfekcjonizmem. Ustawiając sobie bardzo wysoko poprzeczkę łatwiej wytłumaczyć swą porażkę, gdy na wykonanie zadania będzie niewiele czasu - stąd decyzja o tym, by zadanie odłożyć na potem i tym samym uszczuplić sobie zasoby czasowe. Mnogość celów i zadań znacząco zwiększa prawdopodobieństwo odkładania na później, ale multitasking to również dużo gorsza etyka pracy (zadania wykonywane są "po łebkach"), a także narastające poczucie dezorganizacji, a nawet chaosu czy wewnętrznego rozpadu i zaniku kontroli ("nie wiem, w co mam włożyć ręce"). Zadania, które wykonywane są w znacznym pośpiechu lub gdy są notorycznie odkładane na później, stwarzają właśnie dojmujące wrażenie braku rozwoju, gonienia za nieuchwytnym.
Zauważmy, że wiele z tych bolączek potrafi się dobrze naprostować w sytuacji, gdy umysł jest bardzo skoncentrowany. O koncentrację jest dziś dużo trudniej niż kiedyś, zwłaszcza gdy ostatnie badania donoszą, że horyzont naszej uwagi skurczył się do... 9 sekund. Nasza świadomość rozmywa się na infostradach, zagarniana jest przez dźwięki powiadomień, dziesiątki kanałów, setki aplikacji, niekończące się agendy zadań. Dekoncentracja pogłębia uczucie chaosu i prowadzi do wniosku, że choć dokoła dzieje się tak wiele, nasze życie jest nudne i bezcelowe.
Koncentracja jest z kolei stanem, do którego nasze mózgi są znakomicie zaprojektowane, a który apogeum osiąga w stanach przepływu (albo zaawansowanej medytacji). Przepływ to proces psychologiczny doskonale opisany przez współczesną psychologię. Mihaly Csikszentmihalyi, wybitny badacz procesu przepływu definiuje go jako silne skupienie oraz dopasowanie naszych umiejętności do zadania, które jest przed nami postawione. Znajduje to znakomity wyraz na przykład podczas uprawiania hobby. Osoby poświęcające się swoim pasjom: czytające, jeżdżące konno, klejące modele, zbierające znaczki, gotujące, uprawiające wspinaczkę, majsterkujące, poświęcające się tworzeniu - wszystkie one deklarują bardzo silną koncentrację na zadaniu, doświadczają wrażenia rozwoju, szczęścia, a jednocześnie nie sądzą, by w jakikolwiek sposób marnowały swój czas czy wiodły bezcelowy żywot. Czas, który upłynął im na koncentracji, jest po prostu bardzo dobrze zainwestowany.
To wrażenie dobrej inwestycji bierze się w znacznej mierze z silnego poczucia zmierzania do celu, obserwowania postępów oraz z intensywnej nauki - możemy zatem wyciągnąć wniosek, że poczucie chronicznego braku czasu i frustracja z tego wynikająca mają związek raczej z wrażeniem braku celu i zmierzania donikąd, aniżeli z faktyczną niewielką ilością czasu. Na płaszczyźnie zawodowej silna koncentracja nie spowoduje, że nagle zasoby czasowe rosną. Przeciwnie - możemy wówczas pracować efektywnie i z dużą prędkością, możemy odczuwać znaczną presję terminów, a jednak czerpać z tego sporą satysfakcję i inspirację, bliski deadline nie przeraża tak bardzo, a raczej mobilizuje. Osoby spytane o najbardziej rozwijające i satysfakcjonujące doświadczenia zawodowe najczęściej wspominają zadania trudne, które wiązały się z ryzykiem, gdzie cel był bardzo jasno sprecyzowany. Co ciekawe, czasu wtedy nie było dużo, ale był on bardzo dobrze zorganizowany. Csikszentmihalyi powiedziałby, że osoby te po prostu pracowały w przepływie.
Podsumowując, "odnajdywanie czasu", w kulturze pośpiechu, to zarządzanie dwoma wymiarami. W wymiarze społecznym oznacza bardzo jasną, spójną i konsekwentną komunikację z ludźmi. Jasny cel, autentyczność w relacjach, precyzyjne oczekiwania, gotowość do uczenia się i budowanie kultury zaufania, informowanie o swoich oczekiwaniach oraz obawach. Zasady te winny być ogólnie respektowane. Mnogość zadań przy lepszej organizacji nie zaczyna się wówczas magicznie zmniejszać, a minuty nie zaczynają się mnożyć, jednak znacznie polepsza się jednak kontakt i praca w zespole. Szukajmy rozwiązań, miast utwierdzać się, że coś jest bardzo trudne. Przy organizacji zadań unikajmy mówienia, że "zrobimy co w naszej mocy", "postaramy się", "spróbujemy". Wyrugujmy te zwroty ze swojego słownika i tępmy takie niejasne deklaracje u innych. Miast tego deklarujmy konkret, informujemy wprost o naszych możliwościach, zasobach i ograniczeniach czasowych ("przy tym obciążeniu nie zrobię 100%, ale na pewno zrobię 75%"). Ustalajmy zasady spotkań z wyprzedzeniem i trzymajmy się ich, udzielajmy sobie regularnego feedbacku, nie czekajmy, aż ktoś się domyśli lub wpadnie na dobre rozwiązanie, unikajmy braku wyciągania wniosków, szybko informujmy o pożarach, a nie łudźmy się, że "nikt nie zauważy" lub że "brak informacji to dobra informacja". I najważniejsze: doceniajmy, gdy widzimy, że ktoś stara się postępować według tych zasad. Pomagajmy sobie nawzajem we wdrażaniu takich standardów.
Drugi wymiar ma związek z indywidualnymi sposobami działania, z naszym charakterem. Pomóż sobie, tworząc ścisły harmonogram działań i trzymaj się go. Nie planuj na styk, wyznaczaj przerwy. Stawiaj sobie bliskie, a nie odległe cele. Identyfikuj swoje "pożeracze czasu", drobiazgi, które odrywają cię od zadań i zastanów się, jak możesz je neutralizować. Szukaj zawczasu narzędzi i planuj ewentualną pomoc. Ćwicz koncentrację, staraj się nie odrywać od pracy. Po wszystkim staraj się aktywnie planować czas wolny. Ćwicz uważność. Gdy ogarnia cię panika, zastanów się, czym się objawia, z czego dokładnie wynika. Wyciągaj wnioski. Jeśli jakieś działanie przynosi rezultat - staraj się je powielać. Jeśli coś się nie udaje - odpowiedz sobie uczciwie na pytanie dlaczego i unikaj tego następnym razem.
Rada na sam koniec. W krytycznych momentach staraj się nie narzekać, nie otaczać ludźmi, którzy myślą podobnie. Zawsze znajdzie się narzekaczy chętnych do utyskiwania. Postaraj się dotrzeć do tych, którzy miast narzekać - działają. Poszukaj ludzi, którzy cię inspirują, podpatruj i ucz się od nich, posłuchaj, jak mówią o swoich zadaniach, podpytaj, jak radzą sobie z presją. Panowanie nad pośpiechem to w gruncie rzeczy aktywne robienie, a nie czekanie z miesiąca na miesiąc, z roku na rok, aż "wszystko się wreszcie uspokoi".